1. Mô tả công việc nhân viên giao hàng
Để giúp hiểu rõ hơn về công việc này, dưới đây sẽ là bản mô tả các công việc chính của nhân viên giao hàng nhé:
- Tiếp nhận thông tin của khách và nhận hàng hóa tại cửa hàng.
- Kiểm tra sản phẩm có còn nguyên vẹn, có bị móp méo không trước khi đi giao hàng.
- Vận chuyển và giao hàng đến tay khách hàng.
- Để khách hàng kiểm tra và ký giao nhận sản phẩm.
- Thu tiền hàng hóa (COD) nếu cần thiết.
- Thông báo trạng thái hoàn thành đơn hàng với bộ phận kiểm soát .
2. Những yêu cầu đối với nhân viên giao hàng
a. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một yêu cầu cần có đối với nhân viên giao hàng. Bởi lẽ, bạn sẽ là người trực tiếp liên lạc với khách hàng, giúp họ giải đáp những thắc mắc về quá trình vận chuyển (nếu có). Ví dụ, khi khách hàng hủy đơn hoặc có thắc mắc, bạn cần bình tĩnh giải đáp thắc mắc, vận dụng khả năng giao tiếp để đem đến cho họ sự hài lòng khi trải nghiệm dịch vụ của đơn vị vận chuyển của bạn.
b. Sự cẩn thận
Sự cẩn thận sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Nhân viên giao hàng sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm kể từ thời điểm nhận được đơn hàng từ người bán đến khi giao cho người nhận. Nếu không có sự cẩn thận, sản phẩm có thể bị biến dạng, móp méo trong quá trình vận chuyển. Điều này sẽ khiến khách hàng không hài lòng và có thể từ chối nhận hàng. Bên cạnh sự cẩn trọng khi giao hàng, bạn cũng nên kiểm tra hàng hóa càng kỹ lưỡng trong quá trình giao/ nhận thì tỉ lệ giao hàng thành công sẽ được nâng cao.
c. Khả năng sắp xếp công việc, lộ trình
Sắp xếp công việc, lộ trình giao hàng là điều cần thiết tiếp theo với nhân viên giao hàng. Bạn nên lên lộ trình cụ thể cho từng địa điểm trước khi khởi hành để giảm thời gian di chuyển và chi phí nhiên liệu. Địa điểm nào gần hơn thì giao trước, sắp xếp sao cho phù hợp với lộ trình. Bên cạnh đó, bạn cũng nên khảo sát những tuyến đường thuận tiện, ít đông đúc để việc giao hàng được nhanh chóng và an toàn nhất.
d. Kỹ năng lái xe
Đây là một công việc khá vất vả và khó khăn. Bạn sẽ phải đối mặt với các vấn đề như tắc đường, ô nhiễm tiếng ồn, ô nhiễm khói bụi. Và đôi khi các tình huống bất ngờ trong quá trình di chuyển có thể gây ra nguy hiểm cho bạn. Cách tốt nhất để giải quyết những vấn đề này là bạn có kỹ năng lái xe tốt, hiểu biết đầy đủ về luật lệ giao thông, duy trì trạng thái sáng suốt, tỉnh táo và bình tĩnh trong mọi tình huống.
e. Khả năng tìm và ghi nhớ đường
Việc có khả năng tìm và ghi nhớ các con đường trong khu vực phụ trách hay các vùng lân cận là điều vô cùng quan trọng với nhân viên giao hàng, giúp bạn giảm thời gian di chuyển giữa các điểm. Google Maps là một công cụ đắc lực giúp bạn tìm kiếm địa chỉ cần giao hàng. Thế nhưng, công cụ này cũng có những hạn chế, nó chỉ ra nhiều tuyến đường vòng, thường xuyên ùn tắc khiến mất thời gian. Vậy nên, cách tốt nhất là shipper nắm rõ mọi ngóc ngách và biết cách “dò đường” để thoát khỏi tình trạng kẹt xe và tắc nghẽn, hay đơn giản là có thể đi được đường tắt.
3. Kinh nghiệm làm nhân viên giao hàng hiệu quả
a. Kiểm tra, sắp xếp hàng hóa trước khi giao
Kiểm tra kỹ đơn hàng của mình là việc đầu tiên bạn cần làm trước khi vận chuyển hàng hóa đến một địa điểm. Giá trị đơn hàng và tình trạng hàng hóa là hai yếu tố bạn cần lưu tâm trong quá trình kiểm tra. Nếu đơn hàng có tình trạng hư hỏng, bạn nên báo ngay cho đơn vị cung cấp để có thể sửa chữa kịp thời. Điều này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng người nhận “đòi” trả lại đơn hàng.
Bạn cần lưu tâm tới những mặt hàng dễ vỡ, hoặc thực phẩm cần được bảo quản lạnh hoặc giữ ấm. Việc sở hữu những dụng cụ thích hợp để đảm bảo hàng hóa được an toàn khi đến tay người nhận là cần thiết trong trường hợp này.
Việc sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý cũng giúp bạn đảm bảo sự an toàn của đơn hàng. Bạn có thể sắp xếp theo trọng lượng, đặc điểm,... của hàng hóa để vừa thuận tiện cho việc giao hàng, vừa không xảy ra tình trạng biến dạng, móp méo.
b. Ghi đầy đủ thông tin về hàng hoá
Việc ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa sẽ giúp bạn bảo đảm hàng hóa không bị thất lạc cũng như kiểm soát được các đơn hàng cho bên nhận và bên bán. Trong trường hợp xảy ra mất mát hay bị thất lạc hàng hóa, trách nhiệm sẽ quy về người giao hàng. Vậy nên, bạn cần ghi lại đầy đủ thông tin hàng hoá. Có một vài thông tin bạn cần lưu ý như:
- Tên của hàng hóa (được chú thích chi tiết) Số lượng đơn hàng
- Nơi giao hàng
- Nơi nhận hàng
- Thời hạn giao hàng
c. Thiết lập bản đồ giao hàng
Khối lượng hàng hóa cần giao theo ngày với một nhân viên giao hàng tương đối lớn. Nếu không thiết lập bản đồ giao hàng thì bạn sẽ mất nhiều thời gian giao hàng hơn, và sẽ không hoàn thành được chỉ tiêu được giao. Việc xây dựng bản đồ giao hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm không chỉ thời gian mà còn có nhiên liệu. Bạn có thể ưu tiên những địa chỉ ở gần trước rồi tiếp đến là những khu vực lân cận và ở xa.
d. Chủ động gọi điện trước cho khách hàng
Đối với việc giao hàng của các trang thương mại điện tử, bạn nên gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận đơn. Bởi lẽ, không phải lúc nào khách hàng cũng có mặt tại địa chỉ giao hàng để có thể nhận hàng. Nếu đã đến địa chỉ mà không thể giao hàng thì công sức và thời gian bạn bỏ ra là lãng phí. Bởi vậy, bạn nên liên hệ với khách hàng trước đó một địa điểm để họ có sự chuẩn bị và bạn cũng tiết kiệm được công sức và thời gian.
e. Cân nhắc với các đơn đặt hàng lớn
Với những đơn hàng giá trị lớn thì số tiền công bạn nhận được cũng phù hợp với giá trị của nó. Thế nhưng, nếu không may, trong quá trình vận chuyển, sản phẩm bị hư hại thì trách nhiệm sẽ quy về bạn. Nên nếu là một sinh viên làm công việc giao hàng part-time hay nhân viên giao hàng có kinh tế eo hẹp thì bạn nên cân nhắc việc nhận những đơn hàng lớn.
Đối với những đơn hàng có giá trị lớn như vậy, đơn vị giao hàng chuyên nghiệp, uy tín là một lựa chọn hàng đầu với người gửi. Nếu là một người giao hàng chuyên nghiệp, bạn có thể nhận đơn hàng này, nhưng bạn cũng nên hết sức cẩn thận khi vận chuyển.
f. Không nhận hàng qua trung gian, không rõ địa điểm
Việc nhận hàng thông qua trung gian hay không rõ địa chỉ gửi tồn tại rất nhiều rủi ro cho nhân viên giao hàng. Bạn nên nhận đơn hàng của các trang thương mại điện tử uy tín hay các cửa hàng, địa điểm nhà vẫn còn mở cửa và bán các mặt hàng. Có như vậy thì đơn hàng bạn giao mới không thuộc nhóm bị pháp luật nghiêm cấp, số tiền công của bạn cũng sẽ được đảm bảo trả đầy đủ. Với những người đăng tin tìm ship, mách bạn một lưu ý là chú ý tới địa điểm nhận hàng, nếu cố định thì bạn yên tâm là họ đã hoạt động ổn định, và gian lận đâu.
g. Lưu trữ và vận chuyển hàng hóa an toàn, nhanh chóng
Lúc bắt đầu nhận đơn hàng từ người gửi cũng là lúc bạn có trách nhiệm với sự an toàn của sản phẩm. Việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa an toàn, nhanh chóng không chỉ giúp bạn tránh được những thiệt hại về sản phẩm mà còn giúp bạn có được sự hài lòng từ phía khách hàng. Bạn sẽ hạn chế được việc lưu trữ hàng hóa lâu nếu việc vận chuyển hàng diễn ra nhanh chóng. Nếu bất đắc dĩ phải lưu trữ hàng hóa thì bạn nên lựa chọn những nơi lưu trữ an toàn, tránh được sự tổn thất cao nhất.
h. Lưu lại minh chứng khi khách hàng nhận đơn
Minh chứng khi khách nhận đơn sẽ giúp bạn xác thực được việc bạn đã giao hàng tới nơi thành công. Vì đã có những trường hợp, người nhận đã nhận hàng nhưng lại phải hồi là shipper chưa giao hàng tới nơi. Trong ví dụ này, nếu không có minh chứng xác thực thì bạn sẽ phải bồi thường theo phần trăm hoặc toàn bộ giá trị sản phẩm cho người bán hàng. Do vậy, lưu lại minh chứng khách hàng nhận đơn là điều cần thiết.
i. Liên tục trau dồi khả năng sử dụng công nghệ
Các đơn vị giao hàng hiện nay đã ứng dụng công nghệ trong hầu hết các đầu việc giao cho nhân viên. Việc giao/ nhận đơn đều được lập trình sẵn, bạn chỉ cần báo cáo tình trạng đơn hàng trên hệ thống. Nếu không thường xuyên nâng cao khả năng sử dụng công nghệ thì bạn sẽ khó đáp ứng được yêu cầu công việc được giao.
Bên cạnh đó, sử dụng công nghệ cũng sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình giao hàng. Nếu được giao một địa chỉ mới, không thường xuyên đi tới thì bạn có thể sử dụng các ứng dụng chỉ đường trên chiếc smartphone của bạn.
Gọi điện
SMS