Checklist "Vàng" 20+ Việc Cần Làm Trước Khi Tham Gia Hội Chợ Triển Lãm 🎪✨

"Alo alo, sắp tới hội chợ rồi mà đầu óc bạn vẫn còn rối như tơ vò?" 🤯

Đừng lo, bạn không cô đơn đâu! Tham gia hội chợ triển lãm giống như chuẩn bị cho một trận "chung kết" lớn, nơi thương hiệu của bạn sẽ tỏa sáng. Nhưng để có một màn trình diễn thật bùng nổ, khâu chuẩn bị phải thật "nuột".

Hãy cùng chúng tôi điểm qua Checklist "VÀNG" dưới đây, đảm bảo bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Cùng lưu lại và tick ✅ vào từng mục nhé!

Giai Đoạn 1: "Khởi Động" 🧠 (3-6 tháng trước hội chợ)

Đây là lúc lên chiến lược và những quyết định lớn. Chuẩn bị sớm sẽ giúp bạn ung dung và tiết kiệm chi phí đáng kể đó!

✅ 1. Xác định mục tiêu rõ ràng: Bạn tham gia hội chợ để làm gì? Tìm kiếm khách hàng mới, ra mắt sản phẩm, quảng bá thương hiệu hay "do thám" đối thủ? Mục tiêu rõ ràng là kim chỉ nam cho mọi hành động sau này.

✅ 2. Lập ngân sách "thần chưởng": Liệt kê tất cả các chi phí dự kiến: thuê gian hàng, thiết kế, thi công, marketing, nhân sự, quà tặng... Nhớ dự phòng khoảng 10-15% cho các chi phí phát sinh "bất thình lình" nhé!

✅ 3. "Chọn mặt gửi vàng": Nghiên cứu và lựa chọn hội chợ phù hợp nhất với ngành hàng và khách hàng mục tiêu của bạn.

✅ 4. Săn vị trí gian hàng đắc địa: Đăng ký sớm để có được vị trí đẹp, dễ thu hút khách tham quan. Ưu tiên các vị trí gần lối đi chính, ngã rẽ hoặc gần các "ông lớn" trong ngành.

✅ 5. Lên ý tưởng chủ đạo (concept): Gian hàng của bạn sẽ mang phong cách gì? Hiện đại, cổ điển, vui nhộn hay sang trọng? Ý tưởng chủ đạo phải nhất quán với hình ảnh thương hiệu.

Giai Đoạn 2: "Tăng Tốc" 🚀 (1-3 tháng trước hội chợ)

Thời gian không còn nhiều, hãy bắt tay vào hành động ngay thôi!

✅ 6. Thiết kế và thi công gian hàng: Tìm một đối tác thiết kế và thi công gian hàng chuyên nghiệp. Bản thiết kế 3D phải thật ấn tượng, thể hiện rõ concept và tối ưu không gian trưng bày.

✅ 7. Chuẩn bị "vũ khí" marketing:

Ấn phẩm: Name card, brochure, catalogue, flyer... phải được thiết kế đẹp mắt, in ấn sắc nét.

Quà tặng: Chuẩn bị những món quà nhỏ xinh, hữu ích và mang dấu ấn thương hiệu (túi vải, bút, sổ tay...).

✅ 8. Lên kế hoạch truyền thông trước sự kiện: "Đánh tiếng" trên mạng xã hội, website, email marketing... về việc bạn sẽ có mặt tại hội chợ. Có thể tạo một minigame nhỏ để thu hút sự chú ý.

✅ 9. "Tuyển chọn" và đào tạo nhân sự: Chọn những nhân viên năng động, tươi cười, hiểu rõ về sản phẩm. Tổ chức một buổi training về kỹ năng giao tiếp, tư vấn và xử lý tình huống tại hội chợ.

✅ 10. Lên kịch bản hoạt động: Sẽ có những hoạt động gì tại gian hàng? Chơi game, bốc thăm trúng thưởng, trải nghiệm sản phẩm, talkshow với chuyên gia?

✅ 11. Đặt vé máy bay, khách sạn (nếu cần): Đừng để "nước đến chân mới nhảy", đặt sớm để có giá tốt và vị trí thuận lợi.

(Chú thích ảnh: Lên kế hoạch kỹ lưỡng là chìa khóa thành công cho mọi hội chợ)

Giai Đoạn 3: "Nước Rút" 🏃‍♀️ (1-2 tuần trước hội chợ)

Căng thẳng nhưng cũng rất hào hứng! Giai đoạn này cần sự tỉ mỉ tuyệt đối.

✅ 12. Họp team lần cuối: Rà soát lại toàn bộ kế hoạch, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên.

✅ 13. Xác nhận lại mọi thứ: Gọi điện xác nhận với đơn vị thi công, vận chuyển, ban tổ chức...

✅ 14. Đóng gói hàng hóa & tài liệu: Lên danh sách chi tiết những thứ cần mang đi và đóng gói cẩn thận.

✅ 15. Chuẩn bị "Hộp đồ cứu cánh": Một chiếc hộp chứa những vật dụng "nhỏ mà có võ": băng keo, kéo, dây rút, kim chỉ, pin sạc dự phòng, thuốc men cá nhân...

✅ 16. Chuẩn bị trang phục: Lựa chọn trang phục lịch sự, thoải mái và đồng bộ cho cả team.

✅ 17. Chăm sóc bản thân: Ngủ đủ giấc, ăn uống lành mạnh để có một tinh thần sảng khoái và năng lượng dồi dào nhất.

Giai Đoạn 4: "Giờ G" - Trong Hội Chợ 🌟

✅ 18. Luôn tràn đầy năng lượng: Một nụ cười thân thiện và thái độ nhiệt tình sẽ thu hút khách hàng hơn bất kỳ lời quảng cáo nào.

✅ 19. Chủ động thu thập thông tin: Đừng chỉ đứng chờ, hãy chủ động bắt chuyện, xin thông tin liên lạc của khách hàng tiềm năng.

✅ 20. Livestream, check-in liên tục: Cập nhật không khí sôi động tại gian hàng lên mạng xã hội để tăng tương tác.

Và Quan Trọng Nhất: Sau Hội Chợ 📈

✅ 21. Phân loại và chăm sóc khách hàng: Ngay sau hội chợ, hãy gửi email cảm ơn, phân loại data khách hàng đã thu thập và bắt đầu quá trình theo dõi, chăm sóc. Đây là bước quyết định ROI của bạn!

✅ 22. Họp team rút kinh nghiệm: Cùng nhau đánh giá những gì đã làm được và chưa được để chuẩn bị tốt hơn cho những lần sau.

Tham gia hội chợ triển lãm là một hành trình đầy thú vị. Với checklist "vàng" này, hy vọng bạn và đội ngũ của mình sẽ có một kỳ hội chợ thật thành công, bội thu khách hàng và để lại ấn tượng khó phai! 🎉

Bạn cần một đối tác chuyên nghiệp cho thuê thiết bị sự kiện để phục vụ hội chợ triển lãm như cho thuê tivi, màn hình quảng cáo, màn hình cảm ứng, màn hình LED, âm thanh loa micro,… Đừng ngần ngại liên hệ với chúng mình để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay!